To-Don’t-List แค่ตัดสิ่งที่ไม่จำเป็น ก็ทำทุกอย่างได้ง่ายเหมือนปอกกล้วยเข้าปาก

ใครเป็นบ้าง… ขนาดในฝันยังคิดถึงแต่เรื่อง ‘งาน’

เมื่อการทำงานกลืนกินช่วงเวลาของการใช้ชีวิตไปจนหมดแม้กระทั่งตอนนอน สมองที่มีแต่เรื่องงานตลอด 24 ชั่วโมง จะกินจะนอนก็ต้องขอแวบเข้าไปดูงานสักหน่อย พฤติกรรมเหล่านี้เกิดจากการที่เรามี “สิ่งที่ต้องทำ” (To-Do-List) ในชีวิตมากเกินไป จนทำให้เรื่องงานเป็นเหมือนไฮไลต์สำคัญของการใช้ชีวิต ซึ่งบางคนอาจจะมองว่า “ก็ไม่เห็นแปลกเลยนี่ ฉันทำงานเยอะ เท่ากับว่าฉันมีความรับผิดชอบ” ยิ่งก็ไม่ใช่เรื่องที่ผิด หากการทำงานทั้งหมดเกิดขึ้นในเวลางานเท่านั้น แต่ถ้าเมื่อไรที่การทำงานก้าวก่ายมาถึงช่วงเวลาส่วนตัวในชีวิตประจำวัน อาจจะส่งผลให้เกิดความหมดไฟ หมดแพชชั่น เหนื่อยล้าทั้งร่างกายทั้งจิตใจ และอาจจะนำไปสู่การเป็นโรคย้ำคิดย้ำทำ (Obsessive Compulsive Disorder) ได้เช่นเดียวกัน

คณะแพทยศาสตร์โรงพยาบาลรามาธิบดี มหาวิทยาลัยมหิดล ได้ระบุถึงสาเหตุผู้ป่วยที่เป็นโรคย้ำคิดย้ำทำว่า เกิดจากการที่มีความคิดเรื่องบางเรื่องซ้ำ ๆ ที่ทำให้กังวลใจ จึงทำให้มีการตอบสนองความคิดด้วยพฤติกรรมซ้ำ ๆ เพื่อลดความไม่สบายใจลง โดยโรคย้ำคิดย้ำทำนี้ พบได้ร้อยละ 2-3 ในประชากรทั่วไป อายุเฉลี่ย 20 ปี โดยพบได้ทั้งเพศชายและหญิง

จากข้อมูลข้างต้น จะเห็นได้ว่าการที่เราให้เวลากับสิ่งต่าง ๆ มากเกินไป โดยเฉพาะเรื่องงาน อาจส่งผลกระทบตามมาภายหลัง ทั้งร่างกายและจิตใจ เช่นเดียวกับการที่เราสร้าง To-Do-List ให้กับตัวเองในแต่ละวันที่มากเกินไป ทำให้เราไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะไม่รู้จะเริ่มโฟกัสที่จุดไหนก่อนดี 

วันนี้เราจึงมีหนึ่งวิธีที่จะช่วยลดความกดดันและความเครียดในแต่ละวันลงด้วยการเลือกทำสิ่งที่ตรงกันข้าม จากเดิมที่จะต้องทำ To-Do-List ในทุกวัน มาลองเปลี่ยนเป็นการทำ To-Don’t-List แล้วเลือกโฟกัสกับงานที่เป็น Priority หลักหรือมีความสำคัญที่สุดก่อน 

ขั้นแรก ตัด ‘งานที่ไม่เร่งด่วน’ ออกไปก่อน

เริ่มจากการพิจารณาในรูปแบบงาน ว่างานแต่ละประเภทมีความสำคัญและเร่งด่วนแค่ไหน หากไม่ใช่งานที่ไม่ต้องทำในวันนี้ ให้ใส่ไว้ใน To-Don’t-List ไว้ก่อน เพื่อให้สามารถทำงานที่เป็น “First Priority” ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และที่สำคัญ หากมีคนในทีมมาขอความช่วยเหลือ ควรกล้าที่จะปฏิเสธว่าไม่สามารถทำงานให้ได้ในทันที เพื่อลดภาระในชิ้นงานที่กำลังทำอยู่ ณ ปัจจุบัน

ขั้นที่สอง ตัดงาน ‘เป็นส่วน ๆ ’ แล้วแบ่งกันทำ

ลองประเมินงานแต่ละประเภทว่า จริง ๆ แล้วเราทำคนเดียวไหวหรือเปล่า? ทีมสามารถช่วยซัพพอร์ตเราด้านไหนได้บ้าง? การได้แบ่งงานและขอความช่วยเหลือก็เป็นหนึ่งวิธีที่ช่วยงานของเราสำเร็จได้เร็วมากยิ่งขึ้น และ To-Don’t-List ข้อนี้จะทำให้เราไม่ต้องจมอยู่กับงานนานเกินไป

ขั้นสุดท้าย ตัด ‘ช่วงเวลาทำงาน’ ให้สั้นลง

การที่เราจะรู้ได้ว่า To-Don’t-List ของเราช่วยให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้นคือ การเริ่มชั่งน้ำหนักระหว่างผลลัพธ์ของงานและช่วงเวลาการทำงาน หากลองตัดช่วงเวลาการทำงานให้สั้นลง จะช่วยให้งานสามารถเสร็จทัน Deadline หรือไม่? แล้วคุณภาพของผลงานดีขึ้นหรือลดลงจากเดิมอย่างไรบ้าง? โดยอาจจะปรึกษากับทางทีมเพื่อรับข้อเสนอแนะในการพัฒนาการทำงานที่ดีขึ้นได้เช่นกัน

นอกจากนี้ยังมีหนังสือที่ชื่อว่า Your Brain at Work ของเดวิด ร็อก (David Rock) ระบุไว้ว่า กุญแจสู่การทำงานอย่างมืออาชีพและการมีความสุขมากขึ้นนั้นอาจใช้เวลาเพียงน้อยนิด และค้นพบว่าแท้จริงแล้วเราโฟกัสไปที่งาน 6 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ซึ่งคิดเป็น 15% ของการทำงาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ โดยอีก 85% ที่เหลือเป็นเพียงความเหนื่อยล้า หมดแรง และทำตัวเหมือนยุ่งแต่กลับไม่ได้ผลลัพธ์ในการทำงานที่ดีขึ้นเลย

ทั้งนี้ Amy Blaschka ได้ให้ข้อมูลบนเว็บไซต์ Forbes เกี่ยวกับข้อดีในการทำ To-Don’t-List ว่าสามารถแบ่งออกเป็น 3 ประเด็นใหญ่ ๆ ดังนี้

1. ช่วยให้จดจ่ออยู่กับสิ่งที่สำคัญที่สุดได้ดีขึ้น

การมีเป้าหมายที่ชัดเจนเพียงอย่างใดอย่างหนึ่งนั้น จะช่วยให้เราสามารถทำสิ่งที่สำคัญที่สุดและบรรลุเป้าหมายได้ทีละข้อ ทำให้ไม่รู้สึกว่ามีสิ่งที่ต้องทำเยอะเกินความสามารถ

2. เป็นเครื่องเตือนใจว่าเราได้ใช้ความสามารถให้เกิดประโยชน์สูงสุด

จากแนวทางที่แบ่งงานให้เพื่อนในทีมช่วยกันทำ เป็นวิธีในการเพิ่มช่วงเวลาและให้อิสระความคิดในหัวได้นำไปใช้ประโยชน์ในส่วนอื่น ๆ ที่สำคัญกว่า

3. ปลุกแพชชั่นให้ลุกโชนและลดการหมดไฟ (Burnout) ในการทำงาน

การทำงานในปริมาณที่มากเกินไป อาจส่งผลให้ประสิทธิภาพของการทำงานไม่ดีเท่าที่ควร และหากไม่มีขอบเขตในการทำงานที่ชัดเจนก็จะทำให้พลังอันมีค่าในตัวเราหมดลงไปได้ง่าย ๆ ซึ่ง To-Don’t-List จะเป็นตัวช่วยสำคัญในการทำงานที่มีประสิทธิภาพ (Productive) มากยิ่งขึ้น

การทำ To-Don’t-List ในชีวิตประจำวันนี้จะส่งผลให้เราโฟกัสงานที่สำคัญได้ดีมากยิ่งขึ้น และไม่เสียเวลาไปอย่างเปล่าประโยชน์ ที่สำคัญคือเราต้องเรียนรู้ที่จะปฏิเสธงานที่ไม่จำเป็นจากผู้อื่น เน้นทำเฉพาะหน้าที่ที่เราต้องทำ จะช่วยทำให้เราไม่ทำงานหนักเกินไปจนงานล้นมือ (Overload) นอกจากนั้น To-Don’t-List ยังเป็นเครื่องมือในการบริหารจัดการเวลาของตัวเอง ช่วยลดพฤติกรรมการย้ำคิดย้ำทำ ทำให้มีเวลาในการอยู่กับตัวเองและได้ทำกิจกรรมต่าง ๆ ที่ช่วยสร้างความสุขที่แท้จริงในชีวิต 

ที่มา : forbes / herworld / spica / rama.mahidol